You are here: Home

Pingat Emas untuk Inovasi Terbaik

E-mail Print PDF

Gambar saya menerima anugerah daripada Timbalan Rektor HEP, En. Ag Bakar Ag. TatamAlhamdulillah, syukur kepada hadirat Allah S.W.T. kerana rekaan dan inovasi saya untuk UiTM secara keseluruhannya telah memperoleh pengiktirafan oleh UiTM Cawangan Sabah apabila dinobatkan sebagai pemenang (Emas) daripada 20 penyertaan pada Hari Inovasi dan Jasamamu Dikenang 2012 UiTM Sabah. Acara ini diadakan di Ballroom 1 & 2, Pacific Sutera Hotel, Kota Kinabalu Sabah pada 22 Febuari 2013 baru-baru ini. 

Inovasi ini adalah kerjasama saya dengan En. Azmil Liman (staf di Unit Percetakan Bahagian Hal Ehwal Akademik). Tajuk projek kami ialah Tempahan Percetakan Atas Talian Menggunakan E-Borang Percetakan. Berikut adalah senarai keputusan pertandingan yang disertai oleh staf UiTM Cawangan Sabah.

keputusan-inovasi-2012
* B= Baru, P= Penambahbaikan

Projek yang kami hasilkan ini adalah bertujuan bagi meningkatkan lagi kecekapan pengurusan percetakan dan juga bertujuan bagi mengurangkan kos-kos masa, harta-benda dan wang ringgit. Dengan menggunakan perkhidmatan tempahan atas talian ini, semua staf dapat membuat tempahan mereka dengan lebih cepat dan boleh dilakukakn pada bila-bila masa sahaja.  Berikut adalah maklumat projek inovasi yang telah kami jalankan:

1. Nama Bahagian
1.1. KUMPULAN MOMTAZ:
1.1.1.  MAZUKI IZANI BIN ISMAIL (Ketua)
1.1.2.  AZMIL BIN LIMAN

2. Jenis ciptaan INOVASI
2.1. Ciptaan Baru Ciptaan

3. Tajuk Projek
3.1. TEMPAHAN PERCETAKAN ATAS TALIAN MENGGUNAKAN E-BORANG PERCETAKAN

4. Objektif Projek
4.1. Menerima tempahan cetakan yang berupa risalah, kuiz, ujian, tutorial dan latihan daripada seluruh bahagian kampus secara atas talian.
4.2. Mencetak tempahan yang diterima mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan oleh pelanggan seperti kuantiti yang diperlukan, warna kertas cetakan, pilahan cetakan satu sisi (one sided) atau dua sisi (double sided) dan lain-lain.
4.3. Menyimpan maklumat percetakan daripada pelanggan secara teperinci dalam pangkalan data (database) di komputer pelayan (server) dan boleh diakses pada bila-bila masa sahaja apabila diperlukan.

5. Maklumat Sebelum Projek (Masalah-masalah yang dihadapi sebelum Inovasi dilaksanakan)
5.1. Semua staf/pensyarah terpaksa ke Unit Peperiksaan untuk mengisi borang cetakan secara manual (tulisan tangan).
5.2. Semua staf/pensyarah perlu mencetak sendiri satu salinan asal dokumen yang ingin dicetak untuk diserahkan kepada staf Unit Peperiksaan yang bertugas.
5.3. Dalam satu-satu masa tertentu terutama waktu puncak pada musim ujian, kaunter Unit Peperiksaan mengalami sedikit kesesakan dengan staf/pensyarah yang datang untuk membuat tempahan cetakan.
5.4. Kadang-kadang berlaku kehilangan borang tempahan daripada pelanggan yang mungkin disebabkan pelanggan tidak mengisi borang atau tersalah letak atau kesilapan daripada staf Unit Peperiksaan sendiri yang yang kadang-kadang terlupa mencetak satu-satu tempahan. Keadaan ini kadang-kadang mencetuskan perselisihan faham tentang maklumat cetakan di antara kakitangan universiti dan staf di Unit Peperiksaan.
5.5. Data atau rekod cetakan bagi jangka waktu tertentu dikhuatiri tidak lengkap kerana mungkin tercicir, terlupa catat di buku rekod dan sebagainya. Ini biasa berlaku apabila kuantiti cetakan itu dalam jumlah yang kecil. Sesetengah pihak berasa terlalu remeh untuk mengisi borang bagi cetakan yang jumlahnya beberapa salinan sahaja.

Saya mewakili Kumpulan MOMTAZ menerima cek replika dan piala daripada En. Ag Bakar Ag Tatam6. Inovasi/Penambahbaikan yang Dilaksanakan (Penerangan mengenai Inovasi/Penambahbaikan)
6.1. Semua staf/pensyarah boleh mengisi borang tempahan cetakan secara atas talian di mana-mana sahaja sama ada di pejabat atau di rumah bahkan juga boleh menggunakan telefon pintar mereka.
6.2. Semua staf/pensyarah tidak perlu mencetak satu salinan asal untuk Unit Peperiksaan. Mereka hanya perlu lampirkan (attach) fail tersebut semasa mengisi borang atas talian.
6.3. Dengan menggunakan borang atas talian, semua staf tidak perlu menunggu giliran di kauter Unit Peperiksaan untuk dilayan. Borang boleh diisi dan diserahkan pada bila-bila masa sama ada waktu pejabat, luar waktu pejabat, cuti hujung minggu atau cuti umum.
6.4. Dengan menggunakan borang atas talian, semua data kemasukan tempahan baru akan disimpan dalam pangkalan data di komputer pelayan (server). Apabila pengguna mengisi borang dan menekan butang ‘Submit’, satu email pengesahan penerimaan borang akan sampai kepada pelanggan. Staf Unit Peperiksaan juga akan menerima satu email pemberitahuan (notification) bahawa ada tempahan baru yang masuk. Dengan wujudnya kedua-dua email pengesahan ini, tidak akan wujud lagi sebarang kekeliruan. Jika email terpadam dengan tidak sengaja sekalipun, pihak pentadbir (pentadbir laman web e-borang Percetakan) boleh membuat rujukan balas di pangkalan data di komputer pelayan (server). Jadi, masalah kekhilafan daripada segi komunikasi tidak akan lagi berlaku kerana masing-masing pihak ada rujukannya tersendiri dalam bentuk e-mail.
6.5. Dengan menggunakan sistem atas talian ini, semua data disimpan secara teratur dan amat mudah untuk dikutip semula apabila diperlukan terutama bagi tujuan audit yang diperlukan bagi tahun-tahun tertentu. Ini kerana semua maklumat pelanggan, maklumat kuantiti kertas yang digunakan untuk tempoh tertentu dan lain-lain boleh diperolehi dengan mudah daripada pangkalan data (database).

7. Faedah Projek (Keberkesanan kos, masa, tenaga dsb.)
7.1. Memudahkan pensyarah dan staf untuk membuat tempahan cetakan. Ia sudah tentu dapat menjimatkan masa untuk pergi berurusan di kaunter kerana tempahan boleh juga dibuat pada waktu malam, hujung minggu dan sebagainya. Kaunter Unit Peperiksaan pula tidak memerlukan staf tertentu untuk melayan para kakitangan yang datang membuat tempahan cetakan. Daripada sini, dapat dilihat bahawa penggunaan masa bagi kedua-dua belah pihak dapat dijimat dan diminimumkan.
7.2. Daripada segi kos, kakitangan berkenaan tidak perlu menggunakan kenderaan mereka untuk ke Unit Peperiksaan terutama bagi mereka yang mana pejabatnya berada berjauhan daripada kaunter Unit Peperiksaan. Mereka juga tidak perlu mencetak satu salinan asal untuk diserahkan kepada Unit Peperiksaan. Di kaunter Unit Peperiksaan pula, staf bertugas tidak perlu lagi mencetak borang permohonan cetakan yang perlu diisi oleh kakitangan. Daripada sini, kos untuk cetakan borang yang melibatkan kertas dan dakwat sudah dapat dijimatkan.
azmil7.3. Daripada segi tenaga, staf Unit Peperiksaan mempunyai masa yang lebih untuk melakukan kerja-kerja yang lain yang berkaitan percetakan. Mereka cuma perlu memeriksa email jika ada satu-satu tempahan baru yang masuk ke dalam inbox. Dengan kemudahan yang ada sekarang, staf Unit Peperiksaan mungkin dapat menerima notifakasi kemasukan email baru melalui telefon pintar mereka (sama seperti notifakasi kemasukan sms) dengan menggunakan Lotus Notes Traveler yang boleh diinstall dalam telefon pintar yang menggunakan sistem operasi (operating system) iOS (seperti iPhone) dan juga Android (seperti Samsung Galaxy dan lain-lain). Begitu juga dengan telefon pintar BlackBerry.

8. Pengiktirafan Pelanggan
8.1. Sejak dilancarkan pada 8 Mac 2011, borang cetakan atas talian ini telah menerima kira-kira 900 permohonan (setakat 10 Januari 2013). Jumlah ini adalah termasuk permohonan yang dibuat oleh pemohon yang sama berulang kali. Ini bermakna, sistem ini dipercayai dan diiktiraf oleh pelanggan, tambahan lagi data menunjukkan bahawa ramai pengguna didapati kerap menggunakan aplikasi ini berkali-kali. Ini menunjukkan bahawa sistem ini berjalan dengan baik dan diyakini oleh pengguna. Jika sistem ini tidak berfungsi seperti yang sepatutnya, sudah tentu kita tidak akan mencapai rekod permohonan atas talian yang tinggi dan sudah tentu tidak akan ada kunjungan ulangan daripada staf yang sama berulang kali.
8.2. Data juga menunjukkan bahawa, sejak daripada tarikh dilancarkan sehingga 20 Januari 2013, terdapat kira-kira 5 pensyarah yang telah membuat permohonan melebihi 35 kali (iaitu Cik Munirah Rossdy, Cik Fatihah Anas Muhiddin, En. Mazalan Sarahintu, Cik Dayang Haryani Diana Binti Ag. Damit dan Pn. Ung Ling Ling), 1 orang melebih 60 kali (iaitu Pn. Adrianna Aziz) dan 1 orang melebih 140 kali (iaitu Pn. Norizan A. Bakar).
DSC 0887 e6208.3. Tinjauan soal-selidik ringkas (simple) selama kira-kira dua minggu yang diadakan daripada 9 Januari – 21 Januari 2013 mendapati bahawa sebanyak 11 responden telah memberi respon kepada soalan yang dikemukakan. Kesemua mereka bersetuju supaya sistem ini dikekalkan bagi menggantikan sistem manual sebelum ini. 4 daripada responden tersebut memberikan rating 5 dan 1 orang memberi rating 3 bagi skala 1 hingga 5 yang mana 1 mewakili Sangat Tidak Baik dan 5 mewakili Sangat Baik. Manakala yang lain tidak memberikan sebarang rating. Berikut adalah komentar-komentar daripada pengguna sepanjang tinjauan tersebut:
8.3.a. Cik Siti Aminah Mohammad, pensyarah Fakulti Sains/Ladang: “Wajar diteruskan, ia banyak membantu pensyarah, terima kasih HEA.”
8.3.b. Cik Munirah Rossdy, pensyarah Fakulti Sains Komputer dan Matematik : “Sistem ini sangat baik dan patut diteruskan. Tambahan pula, penerimaan e-mel pemberitahuan berkenaan dengan dokumen yang telah dicetak adalah sangat bagus untuk memudahkan kami datang ke Unit Peperiksaan untuk mengambilnya dengan kadar segera. Tq!
8.3.c. Pn. Hasmiah Bahari, pensyarah Fakulti Sains Komputer dan Matematik : “Bagi saya, sistem ini perlu diteruskan kerana ia mudah dan cepat.”
8.3.d. Cik Ammie Christy Saibin, pensyarah Fakulti Sains Komputer dan Matematik: “Sistem ini menyenangkan pensyarah khususnya. Ia sangat menjimatkan masa dan tenaga.”
8.3.e. Cik Christy Bidder, pensyarah Fakulti Hotel & Pelancongan: “Sistem ini wajar diteruskan kerana ia memudahkan kerja-kerja berkaitan dengan percetakan.”
8.3.f. Cik Fatihah Anas Muhiddin, pensyarah Fakulti Sains Komputer dan Matematik: “Sistem bertambah baik berbanding dahulu..semakin mesra pelanggan..:) Tk. Keep up the good work..tq :)
8.3.g. En. Spencer Heldey Mogindol, pensyarah Fakulti Hotel & Pelancongan: "Sistem ini mesti diteruskan"
8.3.h. En. Muliyadi Guliling, pensyarah Fakulti Sains/Ladang: "Sangat baik"
8.3.i. Cik Dg. Ahryani Diana Binti Ag. Damit, pensyarah Fakulti Pengurusan Perniagaan: "Baik dan boleh ditambahnilai lagi dengan menyediakan sistem alert"
8.3.j. Cik Tammie Christy Saibin, pensyarah Fakulti Sains Komputer Dan Matematik: "Sangat baik dan mudah"
8.4. Daripada tinjauan rawak ini, didapati bahawa tiada seorang pun yang memberikan komen negatif mengenai sistem ini. Malah terdapat beberapa cadangan penambahbaikan antaranya ialah supaya disediakan sistem alert dan juga supaya ditambah had maksimum saiz dokumen yang boleh dimuat-naik (upload). Saiz maksimum yang dibenarkan adalah 2MB, walau bagaimanapun pihak kami telah menaikkan kadar had maksimum kepada 5MB sebagai mengambilkira cadangan pengguna dan sebagai memenuhi keperluan semasa mereka (Lihat Lampiran 3). Kesimpulan yang dapat dibuat di sini adalah semua staf mengalu-alukan kewujudan sistem ini berbanding cara lama kerana ia amat memudahkan dan menjimatkan masa. Ini selaras dengan dengan perkembangan dunia teknologi maklumat hari ini yang mana penggunanya mahukan semua perkhidmatan yang pantas dan boleh dilakukan di hujung jari dalam semua perkara.

9. Pengesahan (Penyediaan dokumen, sijil, dsb)
9.1. Borang Percetakan atas talian ini boleh dicapai daripada URL http://spus.biz/form/ dengan memilih menu e-Borang Percetakan di sebelah kiri laman web. 

Kami daripada kumpulan MOMTAZ mengucapkan berbanyak-banyak terima kasih kepada Jawatankuasa Anugerah Inovasi dan Penambahbaikan 2012 kerana telah memilih kami sebagai juara dan pemenang pingat emas daripada 20 penyertaan yang dipertandingkan. Kejayaan ini telah menyuntik semangat kami untuk terus menghasilkan inovasi-inovasi baru untuk UiTM Sabah. Mudah-mudahan projek ini dapat dilanjutkan ke Mini IID UiTM Sabah nanti, InshaAllah. Selain projek ini, kami juga bercadang untuk satu projek lain iaitu tempahan atas talian juga, yang mana projek ini memfokuskan kepada tempahan dewan-dewan peperiksaan. Projek ini akan diusahakan bersama oleh kami dengan tambahan anggota En. Sheik Badrul, Koordinator Bahasa. 

 

Last Updated ( Monday, 10 February 2014 12:07 )  

Advertisement

Advertisement

RSS Feed

Copy URL ini dan masukkan di web anda
http://abqarie.com/alarab/index.php?format=feed&type=rss